Obaveze pravnih lica u vezi sa arhiviranjem propisane su Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Službeni glasnik RS“, br. 6/2020). Ovaj zakon se odnosi na sve stvaraoce arhivske građe i dokumentarnog materijala, bez obzira na to da li pripadaju javnom ili privatnom sektoru.
Njegov cilj je da obezbedi sistematično čuvanje, evidenciju i zaštitu dokumentacije od značaja za pravna, istorijska i kulturna pitanja Republike Srbije.
Kratak pregled najvažnijih zakonskih obaveza koje svako pravno lice mora da ispuni kako bi poslovalo u skladu sa Zakonom:
✅ Obaveza predaje arhivske knjige do 30. aprila
Zakona propisuje da stvaraoci dokumentarnog materijala i arhivske građe imaju obavezu da do 30. aprila tekuće godine dostave arhivsku knjigu nadležnom arhivu, za prethodnu kalendarsku godinu.
✅ Lista kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja
Ova lista predstavlja interni akt pravnog lica, a Zakonom je propisana obaveza donošenja Liste kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, koja mora biti usklađena sa opštim normativima koje izdaje Arhiv Srbije.
✅ Pravilnik o načinu evidentiranja i arhiviranja
Pravna lica su u obavezi da imaju uređene interne akte, uključujući pravilnike koji uređuju način postupanja sa dokumentarnim materijalom i arhivskom građom.
✅ Odluka o imenovanju odgovornog lica
Zakon obavezuje stvaraoca građe da odredi odgovorno lice za zaštitu, čuvanje i sređivanje dokumentarnog materijala i arhivske građe.
✅ Službeni dopisi
Ovo se odnosi na komunikaciju sa nadležnim arhivom – kao što su dostavljanje arhivske knjige, obaveštenja o izmeni internih akata, imenovanje lica i drugo – i takođe je deo dokumentacije koja mora biti arhivirana i dostupna nadzoru.
✅ Član 65. Zakona– Propisuje novčane kazne za pravna lica i odgovorna lica u pravnom licu, ako ne postupaju u skladu sa zakonom.
Kazne su:
- Za pravna lica: od 50.000 do 2.000.000 dinara
-
Za odgovorno lice u pravnom licu: od 5.000 do 150.000 dinara
IZVOR: Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti
